مدیریت پروژه

مقدمه:

علیرغم طولانی بودن  تاریخ فعالیت های بشر تنها چندین دهه از تدوین علم مدیریت می گذرد و روند فزاینده پیشرفت های علمی و فنی متضمن افزایش فعالیت های تخصصی و پیچیدگی ساختار سازمانها و مؤسسات اقتصادی و غیر بوده است.

به کارگیری روشهای پیشرفته برنامه ریزی و ادارة پروژه های بزرگ و پیچیده یک مبحث کلیدی در بهره گیری مطلوب از منابع محدود در جهان امروز است. مدیریت یک پروژه با مدیریت عمومی تفاوت می کند مدیریت پروژه تمام مراحل از برنامه ریزی تا تهیة گزارش را در برمی گیرد که در این میان رایانهای شخصی مدیریت پروژه را برای تمامی مدیران ممکن ساخته است.

بعد از تعیین اهداف پروژه می توان کار با MS Project را شروع نماییم این نرم افزار توانایی فوق العاده ای در برنامه ریزی و کنترل پروژه دارد که شامل موارد زیر است:

- سازماندهی و تنظیم طرح

- زمان بندی فعالیت

- تخصیص منابع و تعیین هزینه ها

- بهینه سازی طرح برای مقابله با محدودیتها

- تهیه گزارش برای افراد ذیربط و تصویب کنندگان نهایی

- مدیریت و کنترل فعالیت های علمی

- سنجش ها و پیشبرد عملکرد واقعی

- تجدیدنظر در طرحها و نقشه ها

-تهیه و تنظیم گزارش از پیشرفت پروژه

تعاریف کلی

پروژه: مجموعه ای از فعالیت های زنجیره ای است که به منظور رسیدن به یک هدف معین صورت می گیرد.

TASK: به هر یک از کارهای پروژه که به منظور تحقیق پروژه صورت می گیرد TASK گویند.

در یک پروژه فعالیت ها به دو دسته تقسیم می شوند.

1- فعالیت های مقدم

2- فعالیت های موثر

DURATION: زمانی که برای انجام هر یک از فعالیتها اختصاص می دهیم در پروژه کیفیت برنامه ریزی به صورت زیر می باشد:

نیروی انسانی

< 75 %

زمان بندی                                                                                  مهندسی هزینه

< 25 %                                                                                                    < 25%

اولین فعالیت عمده در یک مدیریت پروژه زمان بندی فعالیت هاست که در این جاست که MSP مطرح می شود.

در MSP از دو نمودار استفاده می شود:

1- نمودار GANTT

2- نمودار PERT

نمودار PERT

این نمودار به نمودار ارزیابی و بازبینی برنامه نیز مشهور است اساس این نمودار بر این استوار است که برای هر یک از فعالیت های درون پروژه یک جعبه اختصاص می  دهد که در این جعبه اطلاعاتی دربارة آن فعالیت داده شده است.

حال به محتوای جعبه های فعالیت می پردازیم.

در این جعبه ها

8 قسمت وجود دارد که عبارتند از:

ES: آغاز زودهنگام

EF: پایان زود هنگام

ID: شماره ردیف

DUR:  مدت زمان

LS: شروع دیرهنگام

LF: پایان دیرهنگام

FS: وقفه مجاز

TS: وقفه مطلق

یک نمونه مثال در زیر آورده شده است که به ترتیب شروع به تشریح آن خواهیم کرد.

قبل از بررسی قسمت های مختلف نمودار PERT به یک تعریف می پردازیم که در علم مدیریت پروژه یکی از اساسی ترین نقش ها را دارد.

با توجه به نمودار بالا مشاهده می کنیم که اگر پروژه از مسیر 1 انجام شود (فعالیت های 1 و 2 و 3) در مدت 6 روز پایان می یابد اما اگر از مسیر 2 انجام گیرد (فعالیت های (1 و 4 و 3)) در مدت 7 روز پایان می یابد به طولانی ترین مسیر که پروژه در آ» مدت انجام می شود مسیر بحرانی گفته می شود که تعیین کنندة مدت زمان پروژه می باشد.

حال به بررسی اجزاء جعبهها و ارتباط بین آنها می پردازیم:

ES: زودترین احتمال شروع  هر فعالیت

EN: زودترین تاریخ احتمالی پایان هر فعالیت

تذکر این نکته ضروری است که در جدول زمان بندی MPS وقت غیرکاری وجودندارد.

ES و EN به این صورت به دست می آوریم که روز شروع در ابتدای پروژه را صفر    می گیریم بعد مدت انجام فعالیت را با آن جمع می کنیم و EN به دست می آید و به همین ترتیب سایر جعبه ها نیز به این صورت عمل می کنیم.

LS: دیرترین احتمال شروع پروژه

LF: دیرترین احتمال پایان پروژه

LS و LF را به این صورت به دست می آوریم که از انتهای پروژه شروع می کنیم و به عقب حرکت میکنیم و به این صورت درنظر می گیریم که شروع دیرهنگام فعالیتی برابر است با پایان دیرهنگام فعالیت قبلی و شروع دیرهنگام از تفاضل DUR از LF به دست می آید.

حال با توجه به نمودار بالا در می یابیم که در فعالیت های 1 و 3 و4، LF و EF با هم برابر وES و EN با هم برابر هستند پس بنابراین با توجه به این نکته تعریف دیگری نیز برای مسیر بحرانی ایجاد می شود که عبارتست از این که مسیر بحرانی مسیری است که دو شرط زیر در آن صادق  باشد.

LS=ES

LF=F

وقفه مطلق: محدودة زمانی که یک فعالیت میتواند در آن بدون تاثیر بر تاریخ اتمام پروژه به تاخیر بیفتد که این وقفه به دو روش منطقی و ریاضی محاسبه می شود.

با توجه به نمودار بالا به طور مثال اگر ما فعالیت شمارة 1 را دیر آغاز کنیم پایان پروژه به تاخیر می افتد پس بنابراین ما نمی توانیم برای قسمت 1 وقفه ای قائل بشیم همین طور برای قسمت های 3 و 4 اما برای قسمت 2 می توانیم 1 روز وقفه قائل بشویم.

رابطه ریاضی زیر نیز در این قسمت صادق است.

TS=LS-ES

TS=LF-EF

حال با توجه به گفته های بالا می توانیم نتیجه بگیریم که مسیر بحرانی مسیری است که در آن وقفة مطلق برابر صفر است.

وقفة مجاز: محدودة زمانی که یک فعالیت می تواند در آن بدون تاثیر بر فعالیت های دیگر به تاخیر بیفند یا دچار وقفه شود.

نمودار CANTT:

این نمودار توسط شخصی به نام GANTT ابداع شده است که از آن در جنگ جهانی دوم برای مدیریت امور نظامی متخصص استفاده می شود.

در این نمودار قسمتهای با رنگ های متفاوت وجود دارد که هریک از دارای معنی به خصوصی است.

در این نمودار قسمت هایی که با رنگ آبی نمایش داده شده است فعالیت های کاری      می باشد که اندازه این قسمت آبی نشان دهندة مدت زمان لازم برای انجام فعالیت است  و نوار سیاه رنگ درون آنها میزان پیشرفت پروژه را نشان می دهد. قسمت هائی که با رنگ قرمز مشخص شده است نشان دهندة مسیرهای بحرانی در نمودار است و رنگ های غیر قرمز مسیرهای غیربحرانی را نمایش می دهد. نوارهای مستقل سیاه که دارای فلش های به سمت پایین هستند به نام مراحل اصلی شناخته می شود و لوزی های کوچکی که در نمودار مشخص می شودنشان دهنده فعالیت هائی است که زمان آنها صفر است و تاثیری بر روی پروژه ندارد.

انواع رابطة فعالیت ها:

حال قبل از بررسی محیط MSP به تحلیل انواع رابطه فعالیت ها می پردازیم ما کلاً در مدیریت پروژه چهار نوع رابطه داریم.

الف: finish to start: یعنی بعد از پایان پیدا کردن فعالیت مقدم فعالیت موخر می تواند آغاز شود.

ب- start to start: شروع همزمان دو فعالیت

ج- finish to finish: پایان همزمان دو فعالیت

د- start to finish: رابطه شروع به پایان: به این صورت که شروع فعالیت موخر لازمه پایان فعالیت مقدم می باشد.

که این رابطه آخر مشکل آفرین است.

فضای MSProject:

فضای این نرم افزار از دو قسمت اصلی تشکیل شده است.

قسمت نخست جهت درج فعالیت های پروژه به همراه زمان لازم جهت انجام آنها است و قسمت دوم نمودار زمانی CANTT می باشد که خود این قسمت از چندین قسمت دیگر تشکیل شده است که در زیر به آنها اشاره می کنیم.

I: قسمت هائی که با رنگ سفید نشان داده شده است روزهای کاری می باشد.

II: قسمت هائی که با رنگ خاکستری نشان داده می شود روزهای تعطیل می باشد.

III: قسمت هائی که با هاشور مشخص می شود ساعت های غیرمعمول کاری می باشد.

که البته می توان هریک از این قسمت هارا با توجه به برنامه ریزی پروژه تعییر یا کم و زیاد کنیم.

برنامه ریزی:

برای برنامه ریزی ابتدا باید قسمت های پروژه را در نرم افزار وارد کنیم که این به این صورت عمل می کنیم فعالیت های مختلف را در قسمت Task Name وارد می کنیم و سپس میزان زمان آن را در مقابل آن وارد می کنیم و بلافاصله در طرف دوم نمودار GANTT آن رامشاهده می کنیم در قسمت دوم، در نمودار GANTT زمان شروع و پایان در کنار آن نوشته شده است و طول این نمودار نشان دهندة مدت زمان انجام آن است. حال فعالیت های دیگر را نیز با درج زمان آنها پشت سرهم در قسمت TaskName وارد می کنیم.

بعد از تنظیمات فهرست اولیه ما باید فعالیت های اصلی را مشخص کرده و زیر     مجموعه های آنها را تعیین کنیم به طول مثال یک فعالیت عمرانی شامل سه قسمت اصلی

1- طراحی 2- تدارکات 3- ساخت می باشد.

برای این کار ابتدا در قسمت Task Name فعالیت اصلی را مشخص می کنیم سپس   فعالیت های زیر مجموعه آن را مشخص و در آخر کلید Indont را فشار می دهیم در این صورت مشاهده می کنیم که در نمودار GANTT یک نوار سیاه رنگ با فلش ظاهر         می شود و فعالیت به صورت زیر مجموعه آن مشخص می شود.

بعد از زمان بندی و ایجاد یک طرح کلی ایجاد رابطه بین کارها مطرح می شود که این به معنای اولویت دادن به کارها می باشد.

در این زمان به این صورت عمل می کنیم که فعالیت مقدم را انتخاب می کنیم و در نمودار GANTT مربوطه آن به طرف نمودار وابسته حرکت می کنیم و می بینیم که ارتباطی بین آنها ایجاد می شود.

حال بعد از طراحی نمودار GANNT می توانیم به سراغ نمودار PERT برویم بعد از تغییر فضا و رفتن به فضای PERT یک طرح کلی از نمودار PERT را مشاهده می کنیم هر یک از کارها با کادر خاصی مشخص شده است که در درون آنها عددهایی نوشته شده است که این قسمت قبلاً به طور کامل تصریح شده است اما مشاهده می کنیم که کادرهائی با رنگ قرمز و خطوط پهن رسم شده که نشان دهنده مسیر بحرانی برای ما می باشد و کادرهایی که سیاه نشان داده شده است مسیرهای غیربحرانی می باشد.

نتیجه گیری:

همان طوری که مشاهده کردیم در یک پروژه زمان مهم ترین عامل است پس ما باید سعی کنیم که در یک پروژه زمان مسیر بحرانی را کاهش دهیم که به دو صورت زیر     می توانیم انجام دهیم.

1- کوتاه نمودن مدت فعالیت ها: که برای این کار ما می توانیم از:

الف: افزایش منابع

ب- افزایش تجهیزات

ج- تغییر روش کار استفاده کنیم.

2- تغییر روابط بین فعالیت های مسیر بحرانی: که برای این نیز ما می توانیم از:

الف- جابه جایی فعالیت ها

ب- همپوشی فعالیت ها استفاده می کنیم.